Quy trình tự tạo (mẫu đơn và chuỗi duyệt)

Công ty tự dựng mẫu đơn (các ô nhập, tệp / ảnh đính kèm) và chuỗi người duyệt; nhân viên gửi đơn, người duyệt xử lý ngay trên app.

Dành cho: Người dựng quy trình (quyền Dựng mẫu đơn và quy trình); mọi nhân viên gửi đơn

Quy trình tự tạo là gì

Ngoài các đơn có sẵn (nghỉ phép, sửa công, đổi ca…), công ty tự tạo loại đơn riêng: thanh toán chi phí, đề xuất mua sắm, cấp thiết bị, đi công tác, góp ý… Mỗi loại đơn là một quy trình gồm biểu mẫu (các ô cần điền) và chuỗi duyệt (ai duyệt, theo thứ tự). Tính năng này do quản trị hệ thống bật cho công ty (Quy trình tự tạo); menu Quy trình nằm ở nhóm Đơn từ & phê duyệt.

Dựng quy trình (người có quyền Dựng mẫu đơn và quy trình)

Menu Mẫu đơn & quy trình (nhóm Hệ thống) → Thêm quy trình:

1. Tên, mô tả, Đang dùng — tắt Đang dùng thì nhân viên không còn thấy mẫu này khi tạo đơn (đơn đã gửi vẫn chạy bình thường).
2. Biểu mẫu — thêm các ô, đổi thứ tự bằng mũi tên: Chữ ngắn, Chữ dài, Số, Tiền, Ngày, Chọn một (Nguồn lựa chọn: Tự nhập danh sách — mỗi lựa chọn một dòng — hoặc lấy từ danh sách có sẵn của công ty: Phòng ban, Chức vụ, Bậc lương, Loại phép, Ca làm, Địa điểm làm việc), Có / không, Tệp / ảnh (tối đa 10 tệp mỗi ô, PDF / ảnh / Word, mỗi tệp ≤ 10 MB) và Nhân viên. Bật Bắt buộc cho ô nào phải điền.
3. Chuỗi duyệt — thêm các bước duyệt theo thứ tự, mỗi bước chọn người duyệt: - Quản lý trực tiếp của người gửi, - Cấp trên của quản lý (cấp 2 đến 5), - Một vai trò (ai thuộc vai trò đó đều duyệt được; một người duyệt là bước qua), - Một người cụ thể (hộp chọn có ô tìm kiếm, gõ không dấu cũng ra tên). Người gửi không bao giờ tự duyệt đơn của mình. Nếu một bước không có người duyệt phù hợp (ví dụ người gửi chưa có quản lý trực tiếp), hệ thống báo ngay khi gửi đơn.

4. Thêm hành động (tuỳ chọn) — bước tự đổi dữ liệu nhân sự khi các bước duyệt trước nó đã đồng ý. Hiện có ba hành động: Đổi bậc lương, Đổi chức vụ, Điều chuyển phòng ban. Chọn ba ô của biểu mẫu để gán vào hành động: ô Nhân viên, ô Chọn một lấy từ nguồn tương ứng (Bậc lương / Chức vụ / Phòng ban) làm giá trị mới, và ô Ngày làm ngày hiệu lực. Ba ô này phải ở chế độ Bắt buộc; hành động phải đứng sau ít nhất một bước duyệt. Hành động ghi một mốc vào Quá trình công tác của nhân viên (ngày hiệu lực ở tương lai thì tự áp dụng khi tới ngày) và ghi vào nhật ký. Người dựng quy trình cần quyền Sửa nhân viên.

5. Bấm Lưu. Sửa quy trình về sau không ảnh hưởng đơn đã gửi (mỗi đơn giữ bản mẫu lúc gửi). Xoá quy trình chỉ ẩn nó, đơn cũ vẫn xem được.

Gửi đơn

Menu Quy trình → Tạo đơn → chọn mẫu → điền các ô (ô chọn mở hộp có ô tìm kiếm, gõ không dấu cũng tìm được; ô Nhân viên cho chọn người trong phạm vi bạn được xem, luôn gồm chính bạn và cấp dưới trực tiếp), Thêm tệp / ảnh nếu có (điện thoại chọn ảnh từ thư viện) → Gửi đơn. Danh sách có ô tìm kiếm (tên đơn, người gửi) và các ô lọc Hiển thị (đơn của tôi / chờ tôi duyệt / tất cả đơn), Trạng thái, Mẫu đơn; Tạo đơn nằm cùng hàng. Chọn Đơn của tôi để biết đơn đang ở bước nào. Mở đơn để xem đường đi (ai đã duyệt, đang chờ ai) và lịch sử.

• Người duyệt yêu cầu bổ sung → đơn chuyển sang Cần bổ sung, bạn mở đơn, Gửi lại sau khi sửa.
• Đơn có bước hành động bị lỗi (ví dụ ngày hiệu lực trước ngày vào làm của nhân viên) dừng ở trạng thái Lỗi thực thi: người có quyền Dựng mẫu đơn và quy trình mở đơn, xem lý do ở Lịch sử rồi bấm Thực thi lại sau khi sửa nguyên nhân.
• Chưa được duyệt xong bạn có thể Huỷ đơn. Đơn đã duyệt hoặc bị từ chối thì không đổi nữa.

Duyệt đơn

Người được chỉ định ở bước hiện tại nhận thông báo, đơn nằm ở tab Chờ tôi duyệt. Mở đơn rồi chọn Duyệt (sang bước kế tiếp hoặc hoàn tất), Từ chối hoặc Yêu cầu bổ sung (bắt buộc ghi rõ cần bổ sung gì). Mọi thao tác ghi vào lịch sử của đơn và nhật ký hệ thống.

Người có quyền Xem mọi đơn quy trình còn chọn được Tất cả đơn ở ô Hiển thị — chỉ gồm đơn của nhân viên thuộc các phòng ban được chỉ định trong quyền (để trống = toàn công ty).

Quyền và thông báo

• Menu Quy trình (gửi đơn): cấp sẵn cho vai trò Nhân viên mặc định. Người duyệt cần có quyền này mới thấy menu; vai trò tuỳ chỉnh nhớ tích quyền này.
• Xem mọi đơn quy trình: cấp sẵn cho Admin; có phạm vi phòng ban như các quyền xem khác (chọn ở màn Phân quyền).
• Dựng mẫu đơn và quy trình: cấp sẵn cho Admin, cần có quyền Xem mọi đơn quy trình.
• Người được chọn làm người duyệt phải có quyền gửi đơn (menu Quy trình): người hoặc vai trò thiếu quyền không hiện trong hộp chọn.
• Bật / tắt: Cài đặt công ty → thẻ Quy trình. Tắt thì ẩn menu Quy trình và Mẫu đơn.
• Thông báo Đơn quy trình (có đơn chờ duyệt, kết quả đơn đã gửi) bật / tắt ở Thông báo → Cài đặt → nhóm Của tôi.

Hành động tự đổi dữ liệu hiện có ba loại (bậc lương, chức vụ, điều chuyển). Các hành động khác (nghỉ việc, cộng phép, thưởng, tạm ứng, hợp đồng…) sẽ bổ sung ở các đợt sau.