BossKin › Chấm công bằng GPS

Chấm công bằng GPS: cách hoạt động, cách thiết lập và giới hạn cần biết

Chấm công bằng GPS là cách ghi nhận giờ vào – giờ ra của nhân viên ngay trên điện thoại, kèm kiểm tra nhân viên có đang đứng ở nơi làm việc hay không. Bài này giải thích BossKin làm việc đó thế nào, cách thiết lập cho công ty nhỏ, và những giới hạn bạn nên biết trước khi áp dụng.

Chấm công bằng GPS là gì?

Thay vì quẹt thẻ hay đặt vân tay ở một máy cố định, nhân viên mở ứng dụng trên điện thoại và bấm Check-in khi đến, Check-out khi về. Ứng dụng gửi giờ cùng toạ độ GPS của điện thoại lên hệ thống. Công ty khai báo trước nơi làm việc và một bán kính cho phép; nếu nhân viên đứng ngoài bán kính đó thì lượt chấm bị từ chối.

Cách này hợp với công ty nhỏ vì không phải mua và lắp máy chấm công, và hợp với nhân viên làm ở nhiều chỗ (kho, cửa hàng, công trình) vì mỗi chỗ có thể có vùng chấm công riêng.

BossKin kiểm tra gì khi nhân viên bấm Check-in?

• Vị trí nằm trong bán kính cho phép. Khi công ty bật “kiểm tra vị trí check-in”, nhân viên phải đứng trong bán kính quanh vị trí công ty, vị trí riêng của phòng ban, hoặc vị trí của địa điểm làm việc gắn với ca của họ. Ngoài bán kính, ứng dụng báo “Ngoài phạm vi” và nêu tên địa điểm.
• Từ chối vị trí giả lập. Nếu điện thoại bật ứng dụng giả vị trí, lượt chấm bị từ chối. Việc phát hiện này dựa vào cờ “vị trí giả” mà hệ điều hành điện thoại báo về.
• Từ chối tín hiệu GPS quá kém. Khi độ sai lệch ước tính của GPS lớn hơn 150 m, hệ thống không nhận toạ độ đó để tránh chấm nhầm.
• Gắn một tài khoản với một điện thoại (tuỳ chọn). Khi công ty bật “chỉ chấm công trên thiết bị đã gắn”, lần chấm đầu tiên gắn máy cho tài khoản, máy khác bị chặn. Đổi điện thoại thì nhân sự gỡ thiết bị cũ ở hồ sơ nhân viên. Đây là lớp chống chấm công hộ quan trọng nhất, vì người chấm hộ phải có đúng chiếc điện thoại đã gắn.
• Đúng khung giờ của ca. Ngày có ca thì chấm theo khung giờ ca; ngoài khung thì nhân viên gửi yêu cầu chấm công để quản lý duyệt.

Mỗi lượt chấm có thể kèm ghi chú (ví dụ “đi gặp khách”), và công ty có thể cho phép chấm vào / ra cả ngày không được xếp ca. Cả hai đều là tuỳ chọn ở cài đặt công ty.

Thiết lập chấm công bằng GPS trong 4 bước

1. Đặt vị trí công ty. Vào Cài đặt công ty, bật Bật kiểm tra vị trí check-in, rồi chọn vị trí trên bản đồ, bấm Lấy vị trí hiện tại, dán link Google Maps (kể cả link rút gọn), hoặc nhập vĩ độ / kinh độ. Đặt bán kính phù hợp.
2. Đặt vị trí riêng cho phòng ban (nếu cần). Phòng ban làm ở chỗ khác có thể có vị trí check-in riêng, thay cho vị trí chung của công ty.
3. Thêm địa điểm làm việc (nếu có nhiều chỗ). Công ty bật chức năng địa điểm sẽ khai báo kho, cửa hàng, công trình kèm vị trí và bán kính, rồi gắn địa điểm cho từng ca. Ca nào gắn địa điểm có toạ độ thì dùng đúng vùng chấm công của địa điểm đó.
4. Bật “chỉ chấm công trên thiết bị đã gắn” và cho nhân viên thử. Nhờ vài nhân viên check-in thử ở nơi làm việc để kiểm tra bán kính đã vừa chưa, rồi mới áp dụng cho cả công ty.

Hướng dẫn từng bước kèm ảnh chụp màn hình có ở trang Cài đặt công ty và Chấm công của tôi.

Quản lý theo dõi thế nào?

• Bảng công và chấm công theo ngày hiện giờ vào, giờ ra, trạng thái đúng giờ / đi muộn / về sớm của từng người. Bấm vào ô giờ để xem chi tiết lượt chấm, gồm ghi chú và bản đồ nhỏ có nút mở Google Maps.
• Công tắc quyền riêng tư. Công ty có thể tắt “Hiện vị trí lúc chấm cho quản lý”. Khi tắt, máy chủ không trả toạ độ cho quản lý; nhân viên vẫn xem được vị trí của chính mình.
• Thông báo cho quản lý trực tiếp. Mỗi quản lý tự bật thông báo khi nhân viên đi trễ, về sớm, vắng mặt hoặc quên check-out.
• Duyệt công và tính lương. Công đã duyệt đi thẳng vào bảng lương, nên không phải nhập lại từ Excel.

Giới hạn của chấm công bằng GPS

GPS không hoàn hảo, và bạn nên đặt chính sách cho phù hợp:

• Trong nhà, tầng hầm, khu nhiều nhà cao tầng tín hiệu có thể lệch hoặc yếu. Đặt bán kính đủ rộng cho độ sai lệch này, và để nhân viên có đường gửi yêu cầu chấm công khi không chấm được.
• Phát hiện vị trí giả phụ thuộc vào điện thoại. Hệ thống tin vào cờ mà hệ điều hành báo; vì vậy kết hợp thêm “chỉ chấm công trên thiết bị đã gắn” và xem lại lượt chấm bất thường.
• GPS xác nhận điện thoại ở đâu, không xác nhận ai đang cầm. BossKin không dùng nhận diện khuôn mặt hay vân tay. Chống chấm công hộ dựa vào việc gắn thiết bị, nhật ký thao tác và sự kiểm tra của quản lý.
• Nhắc nhân viên về quyền riêng tư. Công ty nên thông báo rõ cho nhân viên rằng vị trí chỉ được ghi khi họ chấm công.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp

• Chấm công ca đêm, ca gãy và ca linh hoạt
• Quản lý nghỉ phép: quỹ phép, duyệt đơn và sổ trừ hoàn
• Tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN
• Chuyển dữ liệu nhân sự từ Excel