BossKin › Quản lý nghỉ phép

Quản lý nghỉ phép: quỹ phép, duyệt đơn và sổ trừ hoàn

Nghỉ phép rối nhất ở chỗ số dư: ai còn bao nhiêu ngày, đơn bị từ chối hoặc huỷ thì hoàn lại thế nào, và ai duyệt trước. Bài này mô tả cách BossKin quản lý quỹ phép, duyệt đơn và lưu lại mọi lần trừ, hoàn để đối soát được.

Loại nghỉ phép và quỹ phép

Công ty tạo các loại nghỉ: phép năm, nghỉ ốm, việc riêng, nghỉ không lương… Mỗi loại có đơn vị (ngày hoặc giờ), có lương hay không, và có trừ quỹ phép hay không (tắt với loại như nghỉ không lương).

Số ngày phép được lưu theo quỹ phép. Một quỹ có thể là quỹ chung dùng cho mọi loại có trừ quỹ, hoặc quỹ riêng cho một loại nghỉ. Ngay khi nhân viên tạo đơn, BossKin trừ phép vào quỹ riêng của loại đó trước, rồi mới trừ quỹ chung; nhờ vậy số dư luôn phản ánh cả những đơn đang chờ duyệt. Mỗi quỹ có thể có thời gian hiệu lực, hết hạn thì không dùng được nữa.

Cộng phép tự động và cấp thủ công

• Cộng tự động: đặt quy tắc cộng phép hằng tháng hoặc hằng năm theo thâm niên; hệ thống chạy mỗi đêm.
• Cấp thủ công: dùng khi nhập số dư đầu kỳ, thưởng phép hoặc bù phép; chọn nhân viên, quỹ, số lượng, thời gian hiệu lực và ghi chú.
• Số dư đầu kỳ bằng Excel: khi chuyển hệ thống, nhập số ngày còn được nghỉ (không phải số được cấp cả năm). Xem chuyển dữ liệu từ Excel.

Nhân viên tạo đơn

Nhân viên chọn loại nghỉ, kiểu đơn (theo ngày — một hoặc nhiều ngày — hoặc theo giờ), khoảng thời gian và lý do, ngay trên điện thoại. BossKin tự tính số ngày nghỉ theo quy tắc của công ty:

• Chỉ tính những ngày nhân viên có ca; bỏ qua ngày lễ và ngày nghỉ theo lịch làm việc.
• Nghỉ theo giờ không tính giờ nghỉ giữa ca.
• Loại có trừ quỹ thì phải còn đủ số dư mới tạo được đơn.
• Xin nghỉ đúng ngày lễ hoặc ngày không có ca sẽ bị từ chối ngay khi tạo.

Duyệt đơn: một bước hoặc hai bước

Có hai chế độ duyệt, chọn ở Cài đặt công ty:

• Theo quyền và phạm vi: người có quyền duyệt nghỉ phép trong phạm vi phòng ban của mình duyệt thẳng.
• Quản lý trực tiếp duyệt trước, rồi nhân sự: đơn mang nhãn “Chờ quản lý” cho tới khi quản lý trực tiếp của nhân viên duyệt bước 1; nhân sự duyệt cuối. Quản lý nhận thông báo đẩy khi có đơn mới, và có màn riêng để duyệt đơn của nhóm mình.

Duyệt giữ nguyên số phép đã trừ; từ chối (kèm lý do) hoặc huỷ đơn thì phép được hoàn lại.

Sổ trừ / hoàn: đối soát được từng ngày phép

Mỗi lần trừ phép, BossKin ghi lại phần trừ trên từng quỹ theo đơn gốc. Khi đơn bị từ chối hoặc huỷ (kể cả đơn đã duyệt), phép được hoàn đúng các quỹ đã trừ (quỹ trừ sau được hoàn trước). Ở lịch sử phép của từng nhân viên có tab “Sổ trừ / hoàn” cho thấy mỗi đơn đã trừ hay hoàn bao nhiêu, ở quỹ nào, nên khi có thắc mắc về số dư bạn lần ra ngay nguyên nhân.

Liên quan đến chấm công và lương

• Ngày nghỉ đã duyệt không bị tính là vắng mặt trong thông báo cho quản lý.
• Số ngày nghỉ có lương / không lương đi vào bảng lương qua biến hệ thống, xem tính lương.
• Ngày lễ và lịch làm việc quyết định ngày nào được tính là ngày nghỉ, xem thêm xếp ca.

Câu hỏi thường gặp