BossKin › Tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN trong BossKin

Tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN trong BossKin: cách hoạt động

Tính lương hằng tháng gồm ba việc dễ sai: tổng hợp công đúng, tính bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đúng thông số, và ra phiếu lương cho từng người. Bài này giải thích BossKin làm những việc đó thế nào, những gì công ty tự cấu hình được, và những gì vẫn cần kế toán kiểm tra.

Bậc lương: trả theo ngày, giờ hoặc tháng

Mỗi nhân viên thuộc một bậc lương, và mỗi bậc là một cách trả: theo ngày, theo giờ hoặc theo tháng, kèm đơn giá. Với bậc theo tháng, đơn giá ngày bằng lương tháng chia cho số ngày công chuẩn; nghỉ không lương hay vào làm giữa tháng được trừ theo công chuẩn trong công thức. Nếu công ty trả theo nhiều khung giờ trong ngày, bật “Khung giờ tính công” và nhập đơn giá cho từng khung (ví dụ giờ ban đêm cao hơn).

Công thức lương do công ty tự đặt

Mỗi bậc lương có hai công thức: GROSS (tổng lương) và NET (thực nhận), hiệu lực từ một ngày. Công thức viết bằng biến, phép tính, IF, ROUND và hàm thuế PIT_VN. Ví dụ:

GROSS:  CONTRACT_SALARY * PRESENT_DAYS / STANDARD_WORK_DAYS + CONTRACT_ALLOWANCE + BONUS
NET:    GROSS - TOTAL_INSURANCE - PIT

BossKin có sẵn các biến hệ thống tính từ dữ liệu thật: ngày công chuẩn và ngày công thực tế, ngày nghỉ có lương / không lương, số ngày đi muộn, giờ ca ngày / đêm, giờ tăng ca, lương và phụ cấp theo hợp đồng và phụ lục hiệu lực trong kỳ, lương đóng bảo hiểm, từng khoản bảo hiểm và thuế, giảm trừ gia cảnh. Công ty tự thêm biến của mình (thưởng chuyên cần, hệ số tăng ca…) và nhân vào công thức. Hệ số tăng ca không có sẵn mà công ty tự đặt, nên luôn khớp với quy chế nội bộ.

Công thức lỗi với ai thì hệ thống báo rõ tên người và biến gây lỗi, không ra phiếu sai âm thầm.

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp

Phần người lao động đóng được tính theo tỷ lệ: bảo hiểm xã hội 8%, bảo hiểm y tế 1,5%, bảo hiểm thất nghiệp 1%, trên lương đóng bảo hiểm (có áp sàn và trần theo thông số hiệu lực). Lương đóng bảo hiểm lấy theo hợp đồng: mức riêng nếu hợp đồng ghi, hoặc lương cộng các phụ cấp được đóng bảo hiểm. Phần doanh nghiệp đóng cũng được tính để phiếu có thêm “BH công ty đóng” và “Tổng chi phí”; tỷ lệ này công ty đặt ở Cài đặt công ty và không trừ vào lương nhân viên.

Thuế thu nhập cá nhân luỹ tiến

Thuế TNCN được tính theo biểu luỹ tiến sau khi trừ bảo hiểm và các khoản giảm trừ: giảm trừ bản thân và giảm trừ người phụ thuộc. Người phụ thuộc được khai ở hồ sơ nhân viên (quan hệ, mã số thuế, thời gian được giảm trừ theo tháng); BossKin đếm số người được giảm trừ đúng tháng của phiếu lương.

Điểm quan trọng: mức giảm trừ, biểu thuế và trần bảo hiểm không viết cứng trong công thức. Chúng nằm ở bảng thông số theo ngày hiệu lực do quản trị hệ thống cập nhật theo quy định, và mỗi kỳ lương dùng thông số hiệu lực ở ngày cuối kỳ. Khi quy định đổi, bạn không phải sửa lại công thức của từng bậc lương.

Quy trình mỗi tháng

1. Duyệt công và khoá kỳ công. Phiếu lương chỉ tính công đã duyệt.
2. Tạo phiếu lương theo tháng hoặc theo khoảng ngày bất kỳ (tối đa 93 ngày, không được chồng ngày với phiếu khác của cùng nhân viên); chọn nhân viên rồi tạo.
3. Kiểm tra và chỉnh tay ở phiếu nháp: nhập thưởng, phụ cấp hoặc khoản trừ khác rồi tính lại.
4. Duyệt rồi đánh dấu đã trả, làm hàng loạt được. Không ai tự duyệt, sửa hay trả phiếu lương của chính mình.
5. Phát phiếu lương: nhân viên xem phiếu của mình trên điện thoại từ khi phiếu được duyệt; kế toán xuất Excel để lưu hoặc đối chiếu.

Công chuẩn và ngày lễ

Khi bật “Công chuẩn theo lịch làm việc”, số công chuẩn của kỳ tính theo lịch của công ty: ngày làm cả ngày, nửa ngày, ngày nghỉ, ngày lễ có lương, ngày làm bù hoán đổi. Mỗi phòng ban có thể dùng một lịch riêng (ví dụ xưởng làm sáng thứ Bảy). Nếu tắt, công chuẩn là số cố định công ty đặt. Ngày lễ mẫu do quản trị hệ thống chuẩn bị, công ty có thể tự chỉnh theo thông báo hằng năm.

Lưu ý khi dùng

• Đây là công cụ hỗ trợ, không thay tư vấn kế toán hay thuế. Công ty vẫn cần kiểm tra kết quả trước khi chi trả hoặc kê khai.
• Chạy song song 1–2 kỳ khi chuyển từ hệ thống cũ để so từng người, xem chuyển dữ liệu từ Excel.
• Dữ liệu chấm công đúng là điều kiện để lương đúng: xem ca đêm, ca gãy, ca linh hoạt và chấm công bằng GPS.
• Số nhạy cảm như mã số thuế, sổ bảo hiểm, số tài khoản được che với người không có quyền xem dữ liệu nhạy cảm, kể cả trong file Excel xuất.

Câu hỏi thường gặp