BossKin › Chuyển dữ liệu nhân sự từ Excel sang BossKin

Chuyển dữ liệu nhân sự từ Excel sang BossKin: các bước và lỗi hay gặp

Chuyển từ Excel sang phần mềm thường bị chậm ở khâu nhập dữ liệu ban đầu. BossKin cho nhập theo hai cách: dán thẳng từ Excel vào bảng, hoặc tải file mẫu, điền rồi nhập, và lúc nào cũng có bước xem trước trước khi lưu. Bài này hướng dẫn các bước và những lỗi hay gặp.

Nên nhập gì, theo thứ tự nào

Dữ liệu sau dùng mã của dữ liệu trước nên nhập theo thứ tự: phòng ban → chức vụ → bậc lương → ca → loại nghỉ phép → nhân viên → số dư phép → phân ca. BossKin tự sắp thứ tự nhập theo phụ thuộc khi bạn nhập chung một file; bạn cũng có thể điền phòng ban và nhân viên thuộc phòng ban đó trong cùng một file, bản xem trước hiểu phòng ban sẽ được tạo trước.

Cách 1: Thiết lập nhanh — dán từ Excel vào bảng

Với công ty mới, màn Thiết lập nhanh đi qua 5 bước: thông tin công ty, phòng ban, chức vụ, bậc lương và ca, nhân viên. Mỗi bước có bảng nhập:

1. Bấm vào ô đầu tiên của bảng rồi dán cả khối đã copy từ Excel hoặc Google Sheets (các cột cách nhau bằng tab), hoặc gõ trực tiếp.
2. Bấm Xem trước: hệ thống cho biết dòng nào tạo mới, dòng nào cập nhật, dòng nào lỗi và lỗi ở đâu.
3. Sửa lỗi nếu có, rồi Xác nhận nhập mới lưu.

Nhập trùng mã đã có thì dòng đó được cập nhật, không tạo bản sao.

Cách 2: Tải file mẫu, điền rồi nhập

1. Ở màn Import / Export bấm Tải file mẫu. Mỗi loại dữ liệu một sheet với đúng các cột nhập được; sheet cuối Hướng dẫn ghi cột nào bắt buộc, ví dụ và ghi chú định dạng.
2. Điền từ dòng 2. Cột Lệnh ghi MERGE (thêm mới hoặc cập nhật theo mã), CREATE, UPDATE hoặc DELETE; dòng để trống cột Lệnh bị bỏ qua.
3. Chọn file .xlsx, xem trước từng dòng (tạo mới, cập nhật kèm giá trị cũ → mới, xoá, cảnh báo, lỗi) rồi xác nhận.
4. Tải file kết quả để xem dòng lỗi, sửa và nhập lại. Nhập lại cùng file không tạo trùng.

Lỗi hay gặp và cách tránh

• Mã nhân viên và email. Nhân viên mới để trống mã, hệ thống tự cấp theo mã công ty. Nếu tự điền, mã phải bắt đầu bằng mã công ty và email phải có đúng đuôi email của công ty, sai thì bản xem trước báo lỗi ở dòng đó.
• Mất số 0 đầu. Số điện thoại và CCCD là cột chữ; file xuất đã định dạng Text nên giữ nguyên số 0. Nếu dán từ file khác bị Excel đổi thành số, số điện thoại 9 chữ số và CCCD 10–11 chữ số được tự bù số 0 khi nhập. Số tài khoản ngân hàng không đoán được, hãy để dạng Text.
• Định dạng ngày giờ. Ngày theo dd/MM/yyyy. Giờ chấm công gõ kiểu 7, 17h30 hay 7:5 đều được chuẩn hoá thành 07:00, 17:30, 07:05 ở bước xem trước; giờ lớn hơn 23 hoặc phút lớn hơn 59 bị báo lỗi.
• Tham chiếu chưa có. Nhân viên trỏ tới phòng ban hay chức vụ chưa tồn tại sẽ báo lỗi, trừ khi chính file đó tạo phòng ban ở sheet trước.
• Thiếu quyền. Nhập Excel dùng đúng kiểm tra quyền và phạm vi phòng ban như thao tác thường; người chỉ xem một phòng không nhập được cho phòng khác.

Sau khi nhập nhân viên: tài khoản và mật khẩu

Mỗi nhân viên có email được tạo tài khoản với mật khẩu ngẫu nhiên. Vào Phân quyền → Người dùng → Xuất mật khẩu tạm để lấy file mật khẩu phát cho từng người; mỗi người phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu. Xuất lần nữa thì mật khẩu tạm cũ hết hiệu lực. File này nhạy cảm, nên phát xong thì xoá và không gửi vào nhóm chat chung.

Chuyển hệ thống mà không gián đoạn

• Số dư phép: nhập số ngày còn được nghỉ lúc chuyển hệ thống (không phải số được cấp cả năm); sửa sau bằng cách sửa file rồi nhập lại.
• Chấm công và lương cũ: thường không cần nhập; giữ ở hệ thống cũ và chạy song song 1–2 kỳ lương, cuối kỳ so công và lương từng người giữa hai hệ thống để phát hiện cấu hình lệch (ca đêm, ngày lễ, công thức).
• Xuất, sửa, nhập lại: bất kỳ lúc nào bạn cũng có thể xuất dữ liệu ra Excel, sửa hàng loạt rồi nhập lại; nhập lại nguyên file vừa xuất sẽ báo không có thay đổi.

Xem thêm: xếp ca đêm, ca gãy và tính lương để cấu hình tiếp sau khi nhập xong.

Câu hỏi thường gặp