BossKin › Chấm công ca đêm, ca gãy và ca linh hoạt

Chấm công ca đêm, ca gãy và ca linh hoạt: cách xếp ca và tính công đúng

Công ty có ca đêm, ca gãy hoặc giờ làm linh hoạt thường phải chấm công bằng tay hoặc Excel vì các phần mềm đơn giản chỉ hiểu một ca cố định mỗi ngày. Bài này giải thích BossKin xử lý từng loại ca ra sao, cách xếp ca và những điểm cần lưu ý khi chốt công.

Ca đêm (ca qua đêm)

Khi tạo ca, bạn nhập giờ bắt đầu và giờ kết thúc. Ca kết thúc sau 0 giờ được hiểu là ca qua đêm: ví dụ ca 22:00 – 06:00 thuộc ngày bắt đầu ca, và giờ chấm ra rơi sang ngày hôm sau vẫn được ghép đúng vào ca đó, không bị tách thành hai ngày.

• Giờ chấm lưu đủ ngày giờ. Giờ vào, giờ ra và cả giờ sửa tay đều lưu kèm ngày, nên bảng công hiện dấu “+1” nhỏ khi giờ ra sang ngày kế tiếp thay vì đoán.
• Tách giờ ngày / đêm. Khi công ty bật “Phân biệt ngày / đêm”, giờ làm được chia thành giờ ca ngày và giờ ca đêm; bảng lương có sẵn các biến DAY_HOURS, NIGHT_HOURS, DAY_OT, NIGHT_OT để bạn đặt đơn giá hoặc hệ số riêng.
• Khung giờ tính công tuỳ ý (tuỳ chọn). Nếu công ty trả theo nhiều khung giờ trong ngày (ví dụ 07:00–17:00, 17:00–22:00, 22:00–05:00 với đơn giá khác nhau), bật “Khung giờ tính công” và nhập đơn giá từng khung ở bậc lương.

Ca gãy (nhiều ca trong một ngày)

Ca gãy là ngày làm việc bị chia làm hai hoặc nhiều đoạn, ví dụ sáng và tối ở nhà hàng, quán cà phê. Trong BossKin, mỗi đoạn là một ca riêng và một ngày được xếp tối đa 4 ca, các ca không được chồng giờ. Nhân viên chấm vào / ra cho từng ca; bảng công hiện từng ca một nên quản lý dễ kiểm tra.

Ví dụ minh hoạ: ca A 08:00 – 12:00 và ca B 17:00 – 21:00 trong cùng một ngày. Tạo hai ca này một lần, sau đó gán cả hai cho nhân viên ở những ngày cần làm ca gãy.

Ca linh hoạt

Ca linh hoạt chỉ yêu cầu nhân viên làm đủ số giờ trong một khung giờ cho phép, không bắt đến đúng giờ cố định. Ví dụ khung 07:00 – 19:00, yêu cầu 8 giờ: nhân viên đến lúc nào cũng được miễn là tổng giờ làm đủ. Nếu làm thiếu giờ so với yêu cầu thì tính là đi muộn. Vì không có giờ vào – ra cố định, ca linh hoạt cũng được bỏ qua trong các thông báo “vắng mặt” và “quên check-out” gửi cho quản lý.

Xếp ca nhanh cho nhiều người

• Lưới phân công: dòng là nhân viên, cột là ngày trong kỳ; bấm ô để chọn ca, hoặc dùng “Điền nhanh ca” để bấm nhiều ô liên tiếp.
• Mẫu xoay ca: cho tổ làm xoay vòng, ví dụ 6 ngày ca 1 – 6 ngày ca 2 – 2 ngày nghỉ. Áp mẫu cho một nhóm nhân viên (có thể lệch ngày bắt đầu từng người) và tuỳ chọn bỏ qua ngày lễ.
• Đăng ký lịch làm việc (tuỳ chọn): công ty mở đợt đăng ký, nhân viên chọn ca hoặc khung giờ mình rảnh, quản lý duyệt theo ngày hoặc từng ô và hệ thống tạo phân ca.
• Đổi ca, nhường ca: nhân viên gửi yêu cầu đổi ca cho nhau, người có quyền duyệt xác nhận.
• Excel: xuất lưới phân ca, sửa và nhập lại; xem thêm nhập dữ liệu từ Excel.

Khi nhân viên không được xếp ca

Công ty có thể bật “Cho chấm vào / ra khi không được xếp ca”. Lúc đó ngày không có ca nhân viên vẫn chấm được nhiều lượt trong ngày, mỗi lượt là một dòng công; công không gắn ca, không xét đi muộn, giờ làm theo giờ thực tế và vẫn cần duyệt. Bạn có thể đặt giờ tối đa của một lượt và số giờ tối đa được tính công để tránh quên chấm ra làm sai số liệu.

Những điểm cần lưu ý

• Ngày đã có dữ liệu chấm công (đã check-in / check-out, đã duyệt công, hoặc có đơn sửa giờ đã duyệt) thì không xoá ca được; đơn sửa giờ đang chờ duyệt phải xử lý trước.
• Công chuẩn trong kỳ có thể tính theo lịch làm việc và ngày lễ của công ty (khi bật “Công chuẩn theo lịch làm việc”) thay vì một số ngày cố định; xem thêm tính lương.
• Chấm công ca đêm vẫn có thể dùng kiểm tra vị trí; xem chấm công bằng GPS để biết bán kính và giới hạn.
• Quên check-out là lỗi hay gặp ở ca đêm: quản lý trực tiếp có thể bật thông báo “quên check-out” và “vắng mặt” để xử lý ngay trong ca.

Câu hỏi thường gặp